Vyberte si nejvhodnější scénář vedení svého virtuálního týmu

Máte firmu a dodavatele, kolegy či zákazníky v jiném městě nebo v zahraničí? Potřebujete často spolupracovat, a tak si říkáte, jak na to? Jak to udělat, abych nebyl pořád na cestách? Zabírá vám to velké množství času, je to únavné, neefektivní, a navíc to stojí i dost peněz? Pokud je váš scénář podobný, pak pro vás máme určitý návod, jímž je vzdálená komunikace a spolupráce.

Možnosti internetu a jeho služeb nám nabízejí úplně jiné způsoby komunikace, než tomu bylo ještě před pár lety. Dnes snad již neexistuje pracovník či malá firma, kteří by neměli svůj kontaktní e-mail. Slyšeli jste pojmy jako Twitter, Skype, Facebook, LinkedIn, Yammer? Všechny tyto nástroje jsou vhodné nejen pro komunikaci, ale také pro vzdálenou spolupráci, některé je dokonce možné používat i zdarma a bez technických znalostí. Připravili jsme pro vás základní scénáře, které vám mohou pomoci lépe se zorientovat v možnostech, jež současný trh nástrojů pro podporu vzdálené práce a virtuálních týmů nabízí. Scénáře jsme rozdělili podle velikosti firem a počtu zaměstnanců, což je hlavní kritérium pro dané nástroje. Počet poboček nebo dodavatelů není v tomto kontextu tak důležitý, jelikož omezení se většinou týkají počtu uživatelů a je jedno, kde daná osoba sedí. Proto uvádíme scénáře jen s počtem uživatelů (zaměstnanců, dodavatelů, partnerů, …). Obrat či vzdálenost poboček již není tolik určující.
Je jedno, jestli jedete z Prahy do Ostravy či Brna nebo letíte do Berlína či Paříže. Časově vám tento výlet vezme stejně celý den. Tak proč nevyužít možnosti elektronické komunikace? 

I přesto, že je možné zvolit sofistikované nástroje, je stále třeba pamatovat na pravidla vzdálené komunikace, která by si každá firma či týmy měly jasně definovat. Více se o tomto tématu můžete dočíst v samostatném článku Zbyňka Rozbořila.

Nesmíme však zapomínat na skutečnost, že i vedle moderních technologií jsme stále lidmi a pro vybudování sociálních vazeb je pořád nejdůležitější pravidelný osobní kontakt. Takto vytvořený vztah pak na dálku pomocí dohodnutých pravidel udržujeme a rozvíjíme až do dalšího setkání.

Dva světy umožňující vzdálenou komunikaci
Ještě než představíme dané scénáře, je třeba zmínit, že v zásadě existují dva základní způsoby vzdálené komunikace, a to z pohledu našeho vybavení:

1. Nákup speciálního vybavení (tzv. hardwaru). Většinou se jedná o obrazovku s terminálem, interaktivní tabuli nebo samostatný terminál připojitelný k televizi. Typickým představitelem těchto technologií je eBeam, Cisco, respektive Tandberg.
2. Instalace aplikace nebo přímý přístup přes internet. Toto řešení je jednodušší. Stačí jen nainstalovat příslušnou aplikaci na váš počítač, notebook, chytrý telefon či tablet. Typickým příkladem je Skype nebo Microsoft Live Meeting. Speciální sortou této kategorie jsou pak aplikace, které nemusíte vůbec instalovat, ale přistupujete k nim přímo přes váš internetový prohlížeč (tzv. virtualizovaná nebo cloudová řešení), např. Facebook, Twitter, Yammer.

U jednotlivých scénářů proto vždy zmíníme i tento aspekt, tedy postačující dosavadní vybavení, nebo nutnost koupě nového zařízení.

Scénář 1: malá firma o několika zaměstnancích (cca 10−20)
Pro demonstraci možného scénáře malé firmy využijeme úspěšný technologický start-up mého kamaráda. Dovolím si tvrdit, že tento případ je extrém, který může pro malou firmu nastat. Kolegové v tomto start-upu jsou rozeseti po České republice i po světě v několika časových zónách. Potřebují spolu hovořit a sdílet dokumenty a zdrojové kódy. Pokud je popsané řešení vhodné pro takto rozptýlený tým, tak si troufám tvrdit, že je vhodné i pro běžnější firmy s menší distribucí členů týmu a menšími nároky, než má tým „ajtíků“. Tým zmíněného technologického start-upu se skládá přibližně z 10 lidí, jmenovitě z otce myšlenky, který žije v Olomouci, hlavního architekta, který žije v Ostravě, a z týmu vývojářů převážně z Ostravy. Dále jsou v týmu kolegové z Londýna a New Yorku a investor ze Silicon Valley. 

Pojďme se tedy podívat, jak může jednoduché řešení fungovat v tak náročném týmu. Pánové pro svoji komunikaci používají Google+ Hangouts  a pro sdílení, ukládání a společný přístup k dokumentům a office aplikacím Google Drive a Google Docs . Pokud vám nevyhovuje Google Docs, je zde ještě jeho alternativa Microsoft Office 365. Tuto alternativu si však musíte zaplatit. Cena se pohybuje kolem 100 Kč za měsíc a jednoho uživatele.

Google+ Hangouts umožňuje spojení a videohovor až 9 lidí najednou. Je možné sdílet obrazovku, a dokonce i využívat určité aplikace, jako je například již zmíněný Google Docs, dále pak třeba Slideshare či YouTube. To vše zdarma. Pokud je vás víc než 9 a někteří sedí společně, můžete pro videokonferenci sdílet jeden počítač. Práce v páru je zábavná a efektivní.

Jestliže vám opět z nějakého důvodu nevyhovuje Google, je alternativou pro konference a on-linové sdílení Skype, který umožňuje dvě varianty:

• konferenční videohovory (až 10 lidí s Premium účtem, cca 100 Kč měsíčně), 
• skupinové telefonní hovory bez videa až do počtu 25 účastníků zdarma.

Sdílení plochy a zasílání zpráv (IM) nabízí Skype, stejně jako Google+ Hangouts, zdarma i v základní verzi. Pro takový komunikační model tedy nepotřebujete žádné speciální zařízení a vybavení. Stačí vám pouze počítač s přístupem k internetu a instalace jednoho programu (Skype) nebo doplňku (Google+ Hangouts); k aplikacím a souborům přistupujete přes internet. Vše se tedy dá pořídit zdarma a používání je velmi jednoduché i pro netechnické uživatele.

Scénář 2: střední firma do 150 zaměstnanců
Scénář velké firmy je již komplexnější. Ukážeme si jej na mezinárodní společnosti Tieto, kde jsem pracoval. Tato technologická firma, poskytující komplexní IT služby a řešení, sídlí ve Finsku a má přibližně 18 000 zaměstnanců a pobočky v téměř 30 zemích. Hlavní vývojová a servisní centra má ve Finsku, Švédsku, Česku, Indii a Číně. Komunikace a sdílení mezi těmito centry jsou tedy denním chlebem a vyžadují robustní řešení s množstvím variant.

Společnost Tieto využívá prostředí Microsoft, které obsahuje několik integrovaných produktů. Pro zasílání zpráv a zjištění přítomnosti kolegy využívá MS Communicator, respektive novější verzi Lync. Tento produkt také umožňuje organizaci a přístup k telefonickým a videokonferencím. Z osobní zkušenosti mám ověřeno, že zvládne připojení i několika stovek uživatelů, umožňuje sdílení plochy, obsahuje základní kreslení, nahrávání či různé možnosti kladení dotazů. Prostě pokročilé funkcionality a množství přístupů, které už u Skype nebo Google+ Hangouts nenajdete. Také to ale něco stojí. Základní varianta Standard stojí 13.000 Kč za server + 550 Kč za licenci pro každého uživatele.

Pro videokonference jsou rovněž používány speciální místnosti vybavené zařízením od společnosti Tandberg. Většinou se jedná o posuvnou kameru s vysokým rozlišením a televizi, která umožňuje zobrazit volající strany a také to, jak jsme snímáni my sami. Zařízení je inteligentní, a tak zobrazuje právě hovořící stranu a ostatní „zaparkuje“ po stranách obrazu. Toto zařízení se snaží simulovat fyzickou blízkost a navodit pocit, že jsou všichni zúčastnění společně v jedné místnosti. Fyzickému kontaktu má tato varianta opravdu blíže než videokonference s kamerami přes Lync. Pořád však daného člověka skutečně nevnímáte celého, chybí fyzický rozměr, například stále nevidíte, jak dotyčný nervózně klepe nohou pod stolem, protože chtěl něco říct, ale nedostal se ke slovu.

Pro sdílení dokumentů používá společnost Tieto řešení postavené na MS SharePoint, jelikož umožňuje nastavení mnoha možností, jako jsou vlastní funkčnosti a formuláře, dotazníky, kalendáře, notifikace či on-linové „editace“ dokumentů.

Součástí firemních možností komunikace a spolupráce je také nedávno vyvinutá interní sociální síť umožňující sdílení toho, na čem pracuji, co jsem se naučil, firemní oznámení, komentáře či likování. V podstatě se jedná o takový jednoduchý firemní Facebook.

Svět je velký a řešení pro virtuální týmy existuje mnoho. Na závěr je ještě nutné zmínit jistá zjednodušení, kterých jsme se dopustili, stejně jako možná omezení vyplývající z bezpečnostních opatření. V našich scénářích se objevily produkty jen několika málo společností, jelikož jsme je demonstrovali na konkrétních firmách. Každé řešení vždy musí vycházet z potřeb a omezení dané firmy. Je tedy důležité si uvědomit, že představené scénáře slouží pouze jako demonstrace možností současných technologií. Samozřejmě existují další varianty od jiných výrobců, jako je například WebEx či další Cisco produkty nebo technologie Alcatel-Lucent. Tyto produkty tvoří stejně ucelená řešení jako představené řešení Microsoftu. V našem scénáři jsme však popsali variantu, s níž máme praktickou zkušenost v konkrétní firmě.

Některé společnosti také z důvodu bezpečnosti vyžadují dodržování určitých pravidel při používání IT, například speciální, tzv. VPN připojení nebo oddělené sítě pro interní komunikaci a sdílení. Tato omezení mohou mít vliv na použití některých zde popsaných nástrojů či jejich funkčnosti, např. Skype. Proto se vždy na tato omezení ptejte vašeho IT oddělení.

Jaroslav Procházka

Agile/Lean mentor, podporovatel inovací, stavitel týmů a vášnivý skialpinista

 

• Jak může dávání obohatit člověka, komunitu i svět
• Jak pracují malé a střední firmy se studenty?
• Klišé kolem generací jsou nesmyslná!

Moje další články