Téma
Téma

Jednání s kolegy, které jsem fyzicky viděla, je i po Skypu osobnější – rozhovor se Sašou Rožcovou

04.03.2013  Petr Skondrojanis 1  komentářů

Saša Rožcová se mnou pracovala do února tohoto roku na stejném patře ve vedlejší kanceláři jako UX designer společnosti LMC (Mimochodem z jejího pera vznikl prototyp HR kavárny). V kanceláři s ní sedělo stabilně pět dalších kolegů, se kterými se vídala každý den.

Celá firma sídlí ve dvou patrech jedné holešovické budovy, takže všechny schůzky probíhaly osobně a většinu svých spolupracovníků potkávala ve výtahu a měla je na dosah. V únoru se rozhodla pro změnu a přijala nabídku nadnárodní softwarové společnosti AVG. Do dnešního dne některé své kolegy zná pouze po hlase a říká, že je lepší, když je možné vidět se s každým alespoň jednou osobně.
Jak se žije ve virtuálním týmu? Jaké to má výhody nebo nevýhody, se dozvíte v následujícím rozhovoru. 

Sašo, ty jsi věděla, do čeho jdeš a jak bude vypadat tvůj tým, když si přijala nabídku od AVG?
Představu jsem měla už díky tomu, že jeden z pohovorů probíhal telefonicky z Londýna. Věděla jsem, že to bude hodně o kontaktu se zahraničními kolegy. A právě ten zahraniční přesah mě lákal, přineslo mi to nový úhel pohledu na moji práci. 

V AVG jsi dva měsíce. Znáš už všechny lidi ze svého týmu? Respektive ty, se kterými každodenně spolupracuješ – viděla ses s nimi už osobně?
Znám je, ale osobně jsem se ještě se všemi neviděla. Většina mého týmu sedí se mnou v Praze. Další kolegy mám v Brně, Amsterodamu, Londýně, Tel Avivu, San Francisku a na Floridě. Zajímavé je například organizování týdenní týmové schůzky. Je to o hledání času, který je vhodný na obou koncích světa, takže my v Praze máme třeba schůzku od šesti odpoledne a v San Francisku jsou připojeni v devět ráno. 

Stane se ti někdy, že zapomeneš na časový posun? Třeba že chceš s někým něco řešit v devět ráno, a on má ještě hlubokou noc?
To se mi ještě nestalo. Ale stalo se mi, že jsem kolegovi do San Franciska posílala urgentní e-mail a on mi odpověděl až za půl dne. Zpětně mi došlo, že asi teprve vstal. 
Taky při plánování schůzek se musí na časové rozdíly myslet. Kolega z Londýna mě třeba poprosil, ať naplánuji schůzku na 11 hodinu. Začala jsem plánovat, ale potom jsem si uvědomila, že nevím, jestli myslel našeho nebo jejich času. Naštěstí, když už pak přijde pozvánka přímo do kalendáře, tak se tam zapíše v lokálním čase. 

Dostala jsi nějaké školení? Zasvětil tě někdo do práce v takto distribuovaném týmovém složení?
Na začátku jsme se jen představili a měli jsme týmové schůzky, kde část týmu seděla u nás v zasedačce a část byla připojena odjinud. Jinak se člověk učí za pochodu.

A jaké nástroje využíváš v rámci své práce pro koordinaci s týmem? Skype je asi přirozený, ale co dalšího?
Nemůžu zmiňovat konkrétní nástroje. Používáme různé nástroje na vzdálené sdílení obrazovky. Fungují tak, že ty jako organizátor schůzky sdílíš svoji obrazovku, kterou ostatní připojení mohou vidět. Můžeš taky nechat někoho jiného, ať nasdílí svou obrazovku, nebo můžeš někomu jinému předat svou myš, a tedy kontrolu nad svou obrazovkou. 
Popravdě, Skype pro schůzky až tolik nepoužíváme, spíš jen na single hovory. Zvlášť, když ses s někým ještě vůbec nepotkal, je dobré se vidět aspoň takhle. Je dost rozdíl, když jednáš na dálku s někým, koho jsi osobně viděl, a s někým, koho ne. 

A v čem je to konkrétně jiné?
Nevím, asi to nemá konkrétní opodstatnění, je to spíš pocit. Přijde mi, že jde všechno snáz, když jste se alespoň jednou osobně potkali, je to prostě hned osobnější a vstřícnější. Do Brna třeba jezdím pravidelně, je dobré se s kolegy občas vidět i fyzicky.
Musím říct, že schůzky, kdy je půlka lidí vzdálených, jsou docela náročné, ale lze si na to zvyknout. Člověk se jen musí víc soustředit na to, co se právě děje a kdo mluví.

Teď mi dochází, že když s námi někdo sedí v zasedačce, tak si slovo předáváme přirozeně. Třeba když se přihlásí.
To ano, když pořádáš schůzku, kde jsou i vzdálení účastníci, nesmíš na ně zapomínat, a zároveň se i oni musí víc aktivně prosazovat. 
Po dvou měsících mi ale tenhle způsob schůzek připadá celkem přirozený. Navíc to má i své výhody. Teď jsem například byla nemocná a zůstala jsem doma. Nemusela jsem ale vůbec rušit schůzky, jednoduše jsem se na ně připojila vzdáleně. Nikomu to nevadilo, protože jsou na takové schůzky zvyklí.

Je to tedy tak, že když se takové fungování stane přirozeným, tak to úplně eliminuje hranice kanceláře?
To asi ano, teoreticky bych mohla zůstat celý týden doma a připojovat se na schůzky vzdáleně. Kdyby ale na takové schůzky nebyli kolegové zvyklí, asi by jim to vadilo.  
Má to ovšem i další výhody, lidé se například nemusí hned stěhovat. Kolegyně třeba pracuje v Londýně a do Prahy jezdí jednou za čtrnáct dní na tři dny.

Vidíš v kalendáři, kdo je přítomen fyzicky a kdo virtuálně?
To ne, takhle to nefunguje. Schůzka se prostě naplánuje podle toho, kdo má kdy volné místo v kalendáři. K tomu si organizátor zarezervuje svou zasedačku a ostatní dostanou instrukce, jak se připojit. Buď dostanou link, přes který se připojí, nebo speciální telefonní číslo pro conference call.

Myslíš si, že můžeš ve virtuálním týmu navázat i taková ta „pracovní přátelství”, jako jsi měla v kanceláři, kde ses s lidmi viděla denně?
Myslím si, že ano. Na vzdálenosti až tak nezáleží. Pokud nemáte nějaké společné osobní téma nebo nejste tak často v kontaktu, žádná bližší vazba nevznikne – a nezáleží na tom, zda se vidíte, nebo ne. Ale je jasné, že si je člověk bližší s lidmi, které pravidelně vídá.

Uvažují team leadeři v AVG jinak, když vedou týmy po celém světě?
Podle mě je to hodně náročné na osobní odpovědnost lidí. Team leader musí vědět, že se na své lidi může spolehnout. Na druhou stranu, v AVG je práce tolik, že se prostě nejde flákat. Pozná se, když někdo nedělá, co má.

Jaké vlastnosti musí mít člověk, který vede virtuální nebo částečně virtuální tým?
Domnívám se, že by měl mít stejné vlastnosti jako každý team leader, ale na opravdu dobré úrovni. Měl by umět dobře pečovat o své lidi. Pokud sídlíš v Praze a tvůj podřízený je v Londýně, neměl by mít pocit, že na něj zapomínáš. Je dobré, když se nastaví třeba pravidelné schůzky „jeden na jednoho”, aby ten člověk věděl, že v danou chvíli máš rezervovaný čas jen pro něj. Ve virtuálním týmu se šéf prostě o své lidi musí víc zajímat. Nemůže se spolehnout, že by při každodenním kontaktu poznal, kdyby se něco dělo.

Pro koho podle tebe virtuální tým není? Ty se v tom evidentně cítíš dobře… 
Já nevím, to nedokážu posoudit. Pohodlní lidé se v tom asi dobře cítit nebudou, je to určitě náročnější. Taky si myslím, že to není nic pro konfliktní nebo takzvaně „startovací” lidi. Člověk si nesmí brát věci tak osobně. Když komunikuješ vzdáleně, může docházet i k nepochopení. Věta může vyznít úplně jinak, když nevidíš kolegu, který se při jejím vyslovení usmívá.

Myslíš si, že tě tahle zkušenost změní natolik, že ti třeba přijde nudné být ve statickém týmu v kanceláři?
Ne, to určitě ne. Pořád je jednodušší se s kolegy vidět a domluvit se s nimi osobně. Být společně s ostatními v jedné kanceláři je prostě stále nejpohodlnější a nejefektivnější. 

A doporučíš něco firmám, které začínají s distribuovanými týmy a s on-linovou kolaborací?
Pokud chce firma takhle fungovat, tak by asi měla investovat do techniky. Minimálně do internetového připojení, a pokud možno i do kvalitních zařízení. Schůzky můžou být dost úmorné a vyčerpávající, když kolegovi, který s tebou nesedí v jedné místnosti, ještě ke všemu špatně rozumíš.

Sašo, moc ti děkuji za čas a rozhovor naživo. A za skvělý layout naší HR kavárny. 

Radim Koštial

Moc fajn rozhovor, sednul mi. Cítím, že to mám se Sašou podobně. Nejsem primárně remote typ, vždycky mě jednoznačně bavilo být s lidmi osobně, být u toho, pracovat spolu a večer jít společně na večeři. Proto jsem měl asi taky tolik nalétaných mil... :-) Pokud ale není zbytí a tým je různě rozesetý po světě, videokonference, telekonference, go-to meeting , Skype atd jsou nástroje, které umožní, aby to fungovalo. I když ten, kdo zažíval běžně telekonference třeba 20-30 lidí mi jistě potvrdí, že to je mimořádný zážitek :-) Takže ano, jinak to dnes u virtuálních týmů prostě nejde. Poradu v zasedačce takto nahradíte, ale společnou kávu, přátelské objetí a tu restauraci večer holt ne... ,-)

08.03.2013 09:58   Reakce

Minulá témata

 
Přináší společnost LMC, s.r.o., vyrobeno ve spolupráci s Omega Design & Breezy